¿Está buscando trabajos de asistente personal? Esto es lo que necesitas saber

Desde fuera, los asistentes personales pueden parecer una función secundaria, pero suelen ser profesionales muy valorados en el lugar de trabajo. ¿Qué implica realmente este trabajo? ¿Estás buscando diferentes puestos y te preguntas cómo perfeccionar tus habilidades para destacar?

Los trabajos de asistente personal pueden ser gratificantes y razonablemente bien remunerados, especialmente si eres asistente de ejecutivos de alto nivel o asistente ejecutivo. A menudo realizarás tareas administrativas, gestionarás de forma proactiva los calendarios ejecutivos, atenderás llamadas telefónicas y organizarás el sistema de archivos.

En este artículo, aprenderá más sobre los trabajos de asistente personal, para que sepa si esta es una carrera que le gustaría disfrutar.

Una guía completa para trabajos de asistente personal

¿Qué hace exactamente un asistente personal?

Un asistente personal tiene una variedad de tareas esenciales. En general, los asistentes personales apoyan a los ejecutivos de su empresa y brindan asistencia administrativa. Además, pueden ser responsables de escribir correos electrónicos y otra correspondencia, organizar solicitudes, cambiar prioridades, contestar teléfonos y realizar investigaciones independientes cuando sea necesario.

Un asistente ejecutivo también suele filtrar las llamadas entrantes, leer correos electrónicos , gestionar los arreglos de viaje, recibir visitantes, organizar reuniones, distribuir correo y tratar con los clientes. Pueden apoyar a otros miembros del personal y cubrir informes de gastos y proyectos ad hoc.

¿Cuáles son las principales habilidades para un puesto de asistente personal?

Se necesitan muchas habilidades para ser un asistente personal excepcional, incluidas habilidades informáticas básicas como el procesamiento de textos. Estas son las principales habilidades que debe poseer una secretaria ejecutiva:

• Grandes habilidades de comunicación.
• Excelentes habilidades organizativas.
• Gran atención al detalle
• Gestión del tiempo
• Habilidades de investigación

Veamos cómo cada uno de estos ayuda con las responsabilidades de un asistente personal.

Capacidad de comunicar

Las habilidades de comunicación son fundamentales porque a menudo se trata con muchas personas en la oficina. El trabajo administrativo que realizan los asistentes ejecutivos a menudo requerirá que usted pueda hablar con personas de cada equipo.

También manejará llamadas telefónicas y programará reuniones, por lo que debe comunicarse de manera cortés, amigable y cálida para que todo funcione sin problemas. Por lo tanto, tus habilidades interpersonales deben ser excelentes si quieres ser un gran asistente personal.

Habilidades organizativas

Las habilidades organizativas son de vital importancia para la mayoría de los asistentes personales, ya que a menudo se realizan muchas tareas simultáneamente. Estas tareas incluyen lidiar con calendarios que cambian constantemente, por lo que deben poder realizar un seguimiento de las fechas importantes al programar citas y reuniones.

Además, los asistentes personales mantienen sistemas de archivo, lo que puede afectar significativamente el funcionamiento de la oficina.

Por último, es posible que deba asistir a reuniones con el director de operaciones u otros ejecutivos a los que apoya, tomar notas y luego crear un informe completo para el resto de la oficina. Nuevamente, organizar sus notas de manera lógica para el resto de la empresa puede ser fundamental.

Atención a los detalles

Un fuerte apoyo ejecutivo significa atención al detalle. A menudo es su trabajo evitar que las cosas se escapen y garantizar que las tareas se realicen a tiempo y correctamente. Por lo tanto, debes ser la persona que piense en los aspectos menores y funcionales de todo.

Por ejemplo, si estás planeando una reunión para almorzar, a menudo serás tú quien tenga que pensar en organizar cada detalle del almuerzo para que transcurra sin problemas.

Supongamos que su director de operaciones se va de viaje. En ese caso, probablemente serás responsable de reservar vuelos, alojamiento, transporte, etc., y agregarlo al calendario de la persona para asegurarte de que sepa qué está haciendo y cuándo.

Si está manejando la programación del calendario, debe asegurarse de que no haya conflictos y recordar mantener actualizados los calendarios compartidos, incluso si no apoya directamente a esas personas. En algunas circunstancias, es posible que también deba enviar información a los clientes sobre las reuniones.

Si ocupas este puesto, debes considerar todos los detalles de tus tareas, asegurando que el día a día transcurra sin problemas para los ejecutivos a los que apoyas.

Habilidades de manejo del tiempo

Un asistente ejecutivo a menudo también necesita poder administrar su agenda en lugar de que otra persona se la establezca. Sin embargo, una vez más, esto puede depender de la oficina y el puesto.

Usted será responsable de determinar en qué trabajar y cuándo para que su trabajo se realice de manera efectiva.

Habilidades de investigación

Es posible que necesites investigar varias cosas. Por ejemplo, es posible que necesite consultar un informe de gastos o encontrar el lugar ideal para una reunión fuera del sitio. Cuanto más puedas realizar investigaciones independientes de forma rápida y eficaz, mejor.

¿Qué calificaciones necesitas para ser asistente personal?

En la mayoría de los casos, deberá demostrar que ha recibido educación primaria para convertirse en asistente personal. Es posible que necesite un GED o un diploma de escuela secundaria.

Es posible que también desee obtener más certificación. Por ejemplo, es posible que necesites una licenciatura en gestión empresarial o administración de empresas si apoyas a ejecutivos de alto nivel.

Si está considerando obtener una certificación, debe trabajar para obtener la Certificación de asistente personal IAP, un curso de seis semanas que cubre todos los conceptos básicos. Le enseñará cómo administrar su carga de trabajo, manejar eventos comerciales y cubrir otros aspectos de la administración empresarial. Si bien la certificación no es un requisito para conseguir un trabajo de asistente personal, podría ayudarle a destacarse entre otras aplicaciones.

Cada trabajo de asistente personal tendrá requisitos diferentes, por lo que es esencial consultar las ofertas en su área local para encontrar las que se adapten a usted y a sus calificaciones.

En la mayoría de los casos, un asistente personal también necesitará experiencia en apoyo a otros miembros del personal para calificar para el trabajo. Quiere demostrar experiencia relevante al buscar un trabajo de asistente personal. Si no tiene esta experiencia, busque asumir algunas tareas de apoyo dentro de su empresa actual o busque diferentes formas de demostrar que puede asumir las responsabilidades del trabajo.

No todos los tipos de trabajos requerirán que demuestres experiencia. Aún así, muchos lo hacen, así que prepárese con anticipación para poder hablar sobre cómo ha asumido responsabilidades similares en el pasado.

También querrá demostrar que es emprendedor y que puede manejar información confidencial correctamente, ya que a veces puede tener acceso a documentos confidenciales de personas con alto patrimonio neto , celebridades o atletas bien pagados .

¿Cuál es el salario de asistente personal mejor pagado?

Las tarifas pueden variar y el lugar donde viva afectará significativamente cuánto puede esperar ganar. Por ejemplo, si vive en Washington, DC, podría ganar más que trabajando en una ciudad pequeña.

El salario promedio para este puesto es de $20 por hora, pero podría llegar hasta $38. Para trabajos de nivel inicial, el salario se acerca a los 10 dólares por hora. La mayoría de las funciones de apoyo administrativo se cobran por horas y no por salario.

¿Qué debe tener en cuenta al revisar trabajos de asistente personal?

Siempre hay mucho que considerar al aceptar un nuevo trabajo, incluido el salario, las tareas clave y otros elementos. ¿La empresa busca algo específico que pueda ofrecer?

Por ejemplo, ¿están anunciando un asistente confidencial para el director de personal? ¿Quieren ver experiencia previa en gestión, que demuestre que puede estar al tanto de los constantes cambios administrativos?

¿Apoyará a los clientes, tratará con el director de operaciones, coordinará entre departamentos o algo más?

Sería mejor si también considerara el paquete de trabajo completo. Por ejemplo, un puesto que ofrezca un salario ligeramente menor pero más tiempo de vacaciones podría ser más adecuado para usted si le gusta viajar.

Algunos trabajos de asistente ejecutivo requieren un empleado intermitente, lo que significa que trabajará en horarios irregulares, algo que se adapta mejor a algunas personas que a otras. Asegúrese de saber si el trabajo que está considerando incluye el tipo de empleado, como tiempo completo, tiempo parcial, estacional o temporal.

Recuerde considerar el tipo de oficina en la que trabajaría y si el puesto es remoto. Estos trabajos a menudo requieren que usted esté presente en persona, pero cada vez más empleadores ofrecen trabajo remoto . Si bien puede que no sea 100% remoto, puede proporcionar un horario híbrido.

Finalmente, cuando se entreviste para un puesto potencial, haga muchas preguntas y conozca a la persona a la que ayudará. Dado que trabajará estrechamente con esta persona, debe llevarse bien. Si tienen rasgos de carácter que no coinciden con los suyos, lo más probable es que no encajen bien, incluso si todos los demás aspectos del trabajo son ideales.

Preguntas frecuentes

¿Cómo se encuentra un trabajo de asistente personal?

Sería útil comenzar buscando en línea, donde encontrará la mayoría de las ofertas de trabajo. Luego, pregunte y utilice su red para ver si alguien sabe de alguna empresa que actualmente esté contratando para este puesto.

Además, cuando hable con su red, asegúrese de preguntar también sobre trabajos fuera de la oficina. Por ejemplo, muchas personas necesitan un asistente que las ayude con tareas ocasionales en la casa, como ir de compras, hacer recados y más.

¿Tiene un asistente personal su propia oficina?

Conseguir su propia oficina depende en gran medida de la empresa para la que trabaje. Por ejemplo, si maneja información confidencial o habla con clientes a menudo, es posible que tenga su propia oficina o trabaje cerca de la oficina de su jefe. Si esto es importante, comuníquelo a la empresa cuando entreviste o acepte una oferta.

¿Es agradable ser asistente ejecutivo?

Mucha gente disfruta desempeñando este papel, pero es sólo para algunos. Por lo tanto, debes sopesar cómo tus habilidades coinciden con el trabajo, además de cualquier experiencia que hayas tenido en este tipo de puesto, y evaluar si lo disfrutarás y no te preocuparás por lo que piensen los demás .

¿Crees que postularás?

Los trabajos de asistente personal pueden ser fascinantes y ofrecer muchas oportunidades para adquirir una experiencia significativa, independientemente de sus antecedentes. Dependiendo de sus intereses y habilidades, puede tomar muchas opciones laborales como asistente personal. Ya sea que su sueño sea ayudar a organizar los eventos de celebridades más destacados o apoyar a un equipo en un entorno corporativo, este tipo de carrera podría ser para usted.

Puedes subir la escalera rápidamente con trabajo duro, creatividad y resiliencia. Entonces, si se siente preparado para afrontar los desafíos que conlleva la gratificante profesión de asistencia personal, ¿por qué no intentarlo? Después de todo, la vida es una aventura, ¡así que asegúrate de vivirla al máximo!